Conseils
Cartographie de votre organisation
Définition du contexte de votre organisation
Identiification des exigences
L’analyse approfondie du contexte externe et interne de l’organisation est essentielle pour évaluer le niveau de risque acceptable et orienter la stratégie de continuité. Cela implique de prendre en compte une série de facteurs tels que les demandes des actionnaires, les autorités réglementaires et les contrats existants, ainsi que l’histoire et la culture de l’organisation, la gestion des ressources humaines, la stratégie et les objectifs internes, les processus et les systèmes d’information. Cette analyse permet d’identifier les activités essentielles pour atteindre les objectifs de l’organisation et de cartographier les ressources critiques nécessaires à son bon fonctionnement.
La définition du périmètre du PCA (Plan de Continuité des Activités) doit résulter d’une analyse du contexte ainsi que des champs géographique et organisationnel pris en compte. Certaines parties de l’organisation peuvent être exclues, soit parce qu’elles disposent déjà d’un PCA éprouvé, soit parce qu’elles relèvent d’objectifs et d’obligations très spécifiques.
L’identification des exigences de l’organisation est également cruciale pour la mise en place d’un PCA efficace. Le PCA doit permettre à l’organisation de répondre à ses obligations externes (législatives ou réglementaires, contractuelles) ou internes (risque de perte de marché, survie de l’entreprise, image…) et de tenir ses objectifs. Pour cela, il est nécessaire de définir les activités essentielles pour l’atteinte des objectifs et la tenue des obligations, ainsi que les processus clés nécessaires au fonctionnement de ces activités.
Enfin, l’analyse du contexte permet également d’identifier les activités qui sont essentielles au fonctionnement de l’organisation pour l’atteinte de ses objectifs et le respect de ses obligations. Certaines activités qui ne sont pas dans le « cœur de métier » peuvent néanmoins être essentielles au sens où leur non-fonctionnement pourrait entraver la poursuite des objectifs ou la tenue des obligations. Il est donc important de prendre en compte l’ensemble des activités critiques dans la définition du PCA.
Gestion des risques
Identification des risques
Analyse des risques
La démarche de gestion des risques dans le cadre d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) implique d’identifier et d’analyser tous les risques pouvant affecter les objectifs stratégiques, opérationnels, de gouvernance et de conformité de l’organisation, en les regroupant par scénarios significatifs.
Les risques sont ensuite évalués en fonction du contexte et des enjeux pour l’organisation, en classant les plus critiques en fonction de leur probabilité d’occurrence et de la gravité de leur impact.
Les risques prioritaires sont ensuite traités par des mesures de protection ou de prévention selon les possibilités. La gestion des risques est essentielle pour assurer la pérennité d’une organisation en minimisant les effets négatifs des événements imprévus. Les experts de l’institut AXIS identifient, évaluent et gèrent proactivement des risques pour assurer la continuité des activités.
Il faut d’abord identifier tous les risques possibles qui pourraient affecter l’organisation, et les classer en fonction de leur origine. Ensuite, ils doivent être analysés en fonction de leur probabilité d’occurrence et de leur gravité d’impact, afin de les hiérarchiser et d’établir une liste graduée.
Pour gérer les risques de manière proactive, nous privilégions de prendre des mesures de prévention plutôt que de protection, car elles sont généralement moins coûteuses et permettent de limiter les effets d’un sinistre. Les actions de prévention consistent à diminuer la probabilité d’occurrence et comprennent des mesures de protection physique ou logique, la sensibilisation des employés aux bons comportements, la détection rapide de signaux précurseurs, des actions de dissuasion face à des menaces de nature humaine ou encore des interventions préventives.
Une fois les risques réduits, il est nécessaire de prévoir une stratégie de continuité pour faire face aux risques résiduels. La gestion des risques est un processus continu et dynamique qui nécessite une collaboration étroite entre les responsables des métiers et des processus de l’organisation. ite traités par des actions de prévention et de protection, et ceux qui ne peuvent être éliminés font l’objet d’une gestion des conséquences. Le choix des scénarios à prendre en compte est donc crucial pour déterminer les actions à entreprendre et assurer la continuité d’activité.
Continuité des activités
Strégie de continuité
Plan de Continuité des Activités
Dès lors que les risques ont été établis, les experts de l’institut AXIS vous aident à mettre en place une stratégie de continuité pour votre organisation afin de faire face à vos obligations externes comme internes.
La gestion de la continuité d’activité devient dès lors la pièce maitresse de votre résilience organisationnelle. Elle repose en partie sur le Plan de Continuité d’Activité (PCA) qui traduit cette stratégie en actions pour être prêt face à l’imprévisible.
Elaboré de manière méthodique et rigoureuse, à l’aide de nos experts, votre PCA tiendra compte des spécificités de votre organisation, de vos processus clés, de vos ressources humaines et matérielles, ainsi que des exigences réglementaires et contractuelles qui s’imposent à vous.
La mise en place d’un PCA efficace suppose une forte implication de la direction de l’organisation et une sensibilisation de l’ensemble du personnel aux enjeux de la continuité d’activité. Elle nécessite également une coopération étroite avec les partenaires externes (fournisseurs, clients, autorités publiques…) pour assurer une gestion coordonnée et efficace des situations de crise.
Reprise des activités
Plan de Reprise des Activités
Plan Reprise Informatique
La stratégie de continuité inclue la Reprise des Activités Opérationnelles ou informatiques (selon le sinistre subi). L’institut AXIS vous aide à limiter les pertes de façon à disposer après le sinistre d’un niveau de ressources minimum pour permettre la reprise.
Nous vous accompagnons dans la préparation de la reprise d’activité en prenant compte de :
– L’identification ou la création de ressources redondantes non susceptibles d’être affectées par le sinistre.
– L’ouverture de la possibilité de faire appel, dans des délais adaptés, à des ressources externes.
– L’application de procédures de sauvegarde des données adaptées à l’exigence en termes de perte de données maximale admissible.
– La disposition d’une organisation, d’une architecture technique et de procédures qui vont permettre le fonctionnement d’un centre de secours dans les délais prescrits et pour les applications prioritaires.
– Les exigences de délai pour la reprise d’activité
Les experts de l’institut AXIS vous recommandent également de vous préparer en disposant de procédures testées pour :
– L’activation des ressources de secours.
– L’organisation et dispositif de gestion de crise.
– Le déclenchement et mise en œuvre des modes dégradés de fonctionnement.
Gestion de crise
Processus de gestion de crise
Cellule de gestion de crise
Le dispositif de gestion de crise permet de conduire la mise en œuvre du PCA en assurant le pilotage des actions de réponse et de gestion de l’incertitude.
Dans ce cadre, nous vous aidons à définir les procédures nécessaires à la gestion de crise : détection d’incident, qualification, escalade, alerte, mobilisation, activation de la cellule de crise, anticipation, intervention, déclenchement des dispositions du PCA (solution palliative, mode secours avec fonctionnement dégradé, plan de reprise de l’activité normale) et communication.
Dans cette perspective, l’institut AXIS vous accompagne pour définir les fonctions clés de la gestion de crise :
– La veille : elle vous aidera à détecter des signes précurseurs et préparer les responsables concernés.
– La procédure d’escalade : elle permet d’alerter les responsables du PCA et de la gestion de crise. Cette procédure aide à qualifier l’événement assez tôt pour déclencher l’alerte de la hiérarchie, puis prendre au bon moment la décision d’activer la cellule de crise.
– Les fonctions d’aide à la décision : Cela concerne notamment la capacité à anticiper, analyser les différents scénarios possibles et recommander un plan d’action optimal dans le contexte incertain inhérent aux situations de crise sortant d’un cadre prédéfini.
La cellule de crise joue un rôle clé dans l’activation des dispositifs du PCA qui sont les plus adaptés à la situation.
La mise en place d’une cellule de crise est essentielle pour la résilience de votre organisation. Les personnes identifiées doivent être évaluées, formées et entrainées.
La cellule de crise est l’outil opérationnel de votre résilience dès lors qu’une situation VICA (Volatile, Incertaine, Complexe et Ambigüe) se présente. Cette cellule doit également être préparée à mettre en œuvre la communication de crise qui permet d’éviter d’amplifier une crise. Cette cellule doit être capable de mettre en place une communication de crise efficace vers les parties prenantes adéquates
Résilience
Instauration de la résilience organisationnelle.
Instauration de la résilience opérationnelle.
Les crises sont de plus en plus imprévisibles et nombreuses, ce qui les rend difficiles à gérer et impossibles à anticiper. Par conséquent, il est crucial de mettre en place des dispositifs pour soutenir et amortir les chocs qui pourraient être provoqués par une éventuelle crise. Dans cette optique, la résilience organisationnelle permet de maintenir un équilibre organisationnel sous des conditions extrêmes et d’absorber les chocs, tout en offrant la possibilité d’apprendre et de capitaliser sur les événements.
Nous proposons à votre organisation d’adopter la capacité à faire face aux difficultés et aux défis, qu’ils soient internes ou externes, afin de continuer à fonctionner de manière efficace et à atteindre vos objectifs. La résilience organisationnelle protège les moteurs de revenus et les valeurs de l’entreprise.
En collaboration avec votre organisation, l’Institut AXIS permettra de déterminer les facteurs clés de la résilience de votre entreprise, qui reposent principalement sur les valeurs fondamentales de votre entreprise, la diversité de vos ressources, votre flexibilité, votre capacité de communication en interne comme en externe, et votre anticipation de crise. Nous identifions également les processus opérationnels et les infrastructures critiques qui soutiennent les activités de l’entreprise. En maintenant ceux-ci fonctionnels après des perturbations, nous aidons à instaurer une résilience opérationnelle et renforçons la confiance de vos clients, ce qui constitue un réel intérêt stratégique.
À l’Institut AXIS, nous pensons que l’humain est un élément essentiel de l’équation. C’est pourquoi nous considérons qu’il est primordial d’instaurer une résilience collective pour permettre le développement d’un microcosme propice au développement durable et humaniste de l’entreprise.